Assistant(e) de Direction

Bloc 1 - Assister la direction au quotidien et faciliter la prise de décisions

• Outils de pilotage
• Gestion du temps
• Réunions et déplacement
• Gestion fournisseur et négociation
• Procédures

Bloc 2 - Gérer le traitement,l'organisation et le partage de l'information

• Outlook
• Les outils collaboratifs
• Classement
• La veille
• Synthèse de l’information
• Les bases du management
• Communication orale

Bloc 3 - Assister la direction dans la gestion de projets et dossiers spécifiques

• Gestion de projet et évènement
• Power Point
• Communication institutionnelle
• Introduction à la gestion des RH
• Organisation de l'entreprise
• Réseaux sociaux
• Posture professionnelle
• Gestion des conflits

Compétences transverses

• Anglais
• Ecrits professionnels
• Bureautique
• Rédaction du dossier professionnel

Les blocs de compétences peuvent être validés individuellement dans le cadre d'une validation partielle du titre.

Un candidat peut se présenter uniquement pour valider 1 bloc ou plus.

Activités types :

1. Assister la direction au quotidien et faciliter la prise de décisions
   1. Organiser et coordonner les activités quotidiennes de l'équipe de direction
   2. Concevoir des outils de pilotage et présenter des informations chiffrées de gestion
   3. Optimiser les processus administratifs
2. Gérer le traitement, l'organisation et le partage de l'information
   1. Assurer la recherche, la synthèse et la diffusion de l'information
   2. Communiquer par écrit, en français et en anglais
   3. Assurer l'interface orale entre les dirigeants et leurs interlocuteurs, en français et en anglais
   4. Organiser la conservation et la traçabilité de l'information
3. Assister la direction dans la gestion de projets et dossiers spécifiques
   1. Participer à la coordination et au suivi d'un projet 
   2. Organiser un événement
   3. Mettre en œuvre une action de communication 
   4. Contribuer à la gestion des ressources humaines

Le Métier :

L'assistant-e de direction, secrétaire ou attaché-e de direction, épaule un responsable d'entreprise dans l'exercice de ses tâches. Il-elle est chargé-e d'organiser et de gérer le planning du directeur, de participer à la communication interne et externe de l'entreprise et d'assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés.

L'assistant-e de direction intervient sur toutes les affaires administratives liées au travail du responsable d'entreprise, qui peuvent varier énormément selon la personne et l'entreprise 

Les Missions :

• Organisation et la documentation des réunions, rendez-vous et déplacements 
• Gestion du planning et le tri des correspondances 
• Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires 
• Rédaction de supports de communication interne (comptes-rendus, notes) et des tâches bureautiques (frappe de courrier) 
• Gestion administrative des contrats et du personnel 
• Organisation d'évènements internes et externes (formations, réunions, réceptions)
• Liste non exhaustive

Les Débouchés : 

Les différents secteurs d’activités concernés sont principalement :

• Tous types de structures telles qu’entreprises privées, publiques, cabinets de recrutement, entreprises de travail temporaire, associations et dans tous secteurs d'activité.  

Les types d’emplois accessibles  :

•  Assistant(e) RH
•  Assistant(e) formation
•  Assistant(e) recrutement
•  Assistant(e) RH et paie
•  Chargé(e) des ressources humaines 

L’assistant de direction est au cœur du système de communication, d’organisation et de décision de l’entreprise ou de la structure qui l’emploie. Il assiste la direction et se voit confier des missions qui confortent ce rôle central. Il est en capacité d’analyser une situation, d’établir un diagnostic et de proposer une solution. Par ses qualités organisationnelles et sa rigueur, il organise et coordonne les journées des dirigeants. Il optimise les procédures d’organisation et facilite les prises de décisions en construisant, dans les délais, des outils de pilotage efficaces. Il compile et consolide des données sous forme de reporting des activités ou des résultats.

Vecteur de l’image de l’entreprise ou de la structure, il gère le traitement de la communication écrite et orale : il assure l’interface avec les interlocuteurs et collecte, analyse et diffuse l’information, tant à l’interne qu’à l’externe. L’assistant de direction participe également à différentes fonctions assurées par les dirigeants : il assiste le chef de projet dans la coordination et le suivi d’un projet, prend en charge l’organisation complète d’un événement et met en œuvre les opérations de communication liées à ces projets. Il assure un rôle de relais de la direction des ressources humaines (RH) en contribuant à la gestion du personnel.

L’assistant de direction, sous la responsabilité de sa hiérarchie, exerce son métier en toute autonomie, dans le respect de la confidentialité, en appréciant les urgences et les priorités. Selon le domaine de la structure, il prend en compte les différences culturelles et professionnelles dans ses activités. Dans un contexte de plus en plus cosmopolite, la fonction d’assistant de direction requiert un niveau d’anglais permettant de communiquer avec spontanéité et aisance aussi bien à l’écrit qu’à l’oral.

Le travail en réseau et les évolutions technologiques des outils de communication exigent une maîtrise des outils et applications numériques et une utilisation omnicanale des médias sociaux. L’assistant doit assurer de façon permanente une veille technologique et informationnelle pour rester opérationnel. Point d’ancrage de dirigeants de plus en plus nomades, l’assistant de direction est au centre de relations souvent complexes, à l’interne et à l’externe. Il représente la direction et veille au maintien de l’image de la structure, ce qui exige de fortes compétences relationnelles et un renforcement de son implication, avec un engagement dans une démarche proactive. Il exerce généralement ses activités de façon sédentaire, mais peut être amené à assister sa hiérarchie lors de ses déplacements.

L’emploi s’inscrit dans un environnement de plus en plus numérique, où le temps et l’espace sont complètement modifiés et n’ont plus de frontières. Il demande à l’assistant, outre les compétences professionnelles techniques classiques, une conscience des enjeux en matière d’hygiène informatique et une intelligence des situations. Cette transformation numérique impacte bien sûr son travail au quotidien, mais surtout sa posture et son savoir-être. L’assistant de direction est obligé de monter en compétence, de se former en permanence pour intégrer les nouvelles technologies que l’intelligence artificielle crée, et d’accepter de travailler en mode agile : accepter la culture du changement de priorités en permanence, repositionner son degré de perfectionnisme tout en gardant la maîtrise de soi.

 Voyage en Irlande

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